Việc này sẽ giúp cho các doanh nghiệp tiết kiệm được nhiều thời gian, chi phí so với việc phải mua chứng từ khấu trừ thuế từ cơ quan thuế rồi viết tay vào chứng từ để cấp cho người có khấu trừ thuế TNCN.

Điều kiện để được tự in chứng từ khấu trừ để cấp cho cá nhân khi có yêu cầu: có tư cách pháp nhân, đã đăng ký thuế và có mã số thuế, chấp hành tốt chính sách thuế TNCN, có đủ trang thiết bị máy tính và phần mềm bảo vệ.

Nội dung chứng từ khấu trừ phải có đủ 19 chỉ tiêu theo mẫu chứng từ khấu trừ chuẩn (đính kèm dự thảo). Chứng từ khấu trừ phải có kí hiệu và kí hiệu được sử dụng 20 chữ cái tiếng Việt in hoa. Chứng từ khấu trừ được đánh số thứ tự liên tục theo dãy số tự nhiên, tối đa không quá 7 chữ số trong 1 kí hiệu. Chứng từ khấu trừ gồm 2 liên, liên 1 – lưu, liên 2 – giao cho người bị khấu trừ thuế.

Tổ chức chi trả thu nhập muốn sử dụng chứng từ khấu trừ tự in phải nộp hồ sơ cho Cục Thuế. Cơ quan thuế sẽ ra thông báo chấp thuận hoặc không chấp thuận trong vòng 5 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ. Trong thời hạn 5 ngày làm việc kể từ ngày được thông báo chấp thuận, tổ chức trả thu nhập phải gửi thông báo lưu hành (kèm theo mẫu chứng từ khấu trừ) cho cơ quan thuế trực tiếp quản lý và phải thông báo phát hành tại trụ sở làm việc của đơn vị.

Việc sử dụng, điều chỉnh chứng từ khấu trừ tương tự như việc sử dụng, điều chỉnh hóa đơn. Tổ chức chi trả phải báo cáo hàng tháng tình hình sử dụng chứng từ chậm nhất vào ngày 20 của tháng sau, trường hợp kê khai khấu trừ thuế TNCN theo quí thì nộp chậm nhất là ngày 30 của tháng đầu quí.

Đính kèm dự thảo Thông tư này là mẫu “Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân” và mẫu “Đăng ký sử dụng chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân tự in”.